Seguimiento , Valoración y Cierre del proyecto
1. Identificar tareas de seguimiento
Durante el desarrollo del proyecto se han llevado a cabo las siguientes tareas de seguimiento:
Reuniones quincenales de seguimiento de la ejecución del proyecto, con características propias para cada una de las fases. Han participado los directores de cada fase, y los responsables designados de cada tarea y en calidad de asesor han participado miembros del equipo expertos. La celebración de todas las reuniones se encuentra documentada.
Elaboración semanal de fichas de seguimiento, conteniendo la siguiente información sobre el avance de las distintas fases del proyecto:
Avances en el periodo.
Desviaciones sobre planificado
Validación de las tareas
Próximos hitos
Incidencias o cambios
Estas fichas se remitían a la Dirección y a los distintos grupos de interés en función de los datos recogidos. Se adjunta un ejemplo de uso.
Se han elaborado dos informes de seguimiento y un informe final. Estos informes se diseñaron de manera que mantuvieran una continuidad con lo planificado, lo que se está ejecutando y lo que se conoce de la ejecución. Con ello se ha conseguido un seguimiento continuado incorporando toda la información que se ha generado en cada periodo, lo que ha facilitado su análisis comparado.
Se han llevado a cabo reuniones extraordinarias para tratar los temas imprevistos. Los motivos que han dado lugar a la convocatoria de estas reuniones:
Aspectos que habían sido reflejados en la fichas de seguimiento y/o en el informe periódico que reflejaban alguna desviación importante respecto a lo previsto o nuevas necesidades.
Aspectos imprevistos que podían haber tenido un alto impacto en el desarrollo del proyecto (de tipo económico, por cambios en los órganos de gobierno o alguna reforma legal).
Se ha comunicado a la organización el seguimiento realizado en cada fase (mensual, hitos, incidencias…)
Información detallada y completa de las tareas de seguimiento se encuentra en documento 01_Tareas de seguimiento del proyecto en la carpeta “Documentación complementaria”.
2.Gestionar incidencias y cambios
Los cambios e incidencias se gestionaron a través de un proceso implementado ad hoc.
Previamente se definieron con claridad los conceptos:
El procedimiento implementado ad hoc parte de una fase inicial de detección de la incidencia, su análisis, propuesta de cambio, elevación al órgano decisor y aplicación del mismo mediante su integración en el proyecto.
